Thực tế không có một nhà cung cấp phần mềm email marketing nào trên thế giới dám khẳng định gửi mail tỷ lệ vào INBOX 100% ngay cả các ông lớn như GetResponse‎, Sendinblue…Vì danh sách Người nhận mail và nội dung email của bạn chiếm 70% - 80% điều kiện tiên quyết để email gửi đi luôn vào INBOX.
      Công nghệ ngày càng hiện đại thì các nhà cung cấp dịch vụ email - ESP (Email service Provider) - luôn cập nhật thuật toán để chống thư rác, và đó là nhiệm vụ tất yếu họ cần phải làm để người dùng duy trì và sử dụng dịch vụ.
      Mặc dù NinjaMailPro được viết trên một nền tảng rất tốt với thuật toán xử lý thông minh và liên tục cập nhật tiêu chuẩn, yêu cầu khắt khe của các hệ thống chống spam trên thế giới như DomainKeys, DKIM, SPF, Reserved DNS,… Bên cạnh đó NinjaMailPro cũng là đối tác của của các nhà cung cấp dịch vụ mail lớn trên thế giới như Gmail, Yahoo, Outlook.com,…Tuy nhiên, để tỷ lệ mail gửi vào INBOX ở mức cao nhất thì rất cần sự kết hợp thực hiện của Chính bạn nữa.
      Do vậy khi Bạn tiến hành các chiến dịch Email Marketing trên phần mềm NinjaMailPro, Bạn cần lưu ý, tuân thủ thực hiện nghiêm chỉnh “luật lệ” do ESP đặt ra và kiên trì thực hiện thì email luôn được gửi vào mục INBOX của khách hàng.

Sau đây là những Quy định bắt buộc bạn phải thực hiện cho chuẩn để mail luôn vào INBOX.

1. Danh sách gửi mail

• Phải là danh sách THẬT - Danh sách do khách hàng tình nguyện cung cấp cho Bạn qua các phễu bán hàng, qua hội thảo, qua các câu lạc bộ…
• Đừng mua danh sách mail trên mạng, đừng quét mail từ các website trên mạng, đừng lấy mail mà người nhận không biết Bạn.
• Danh sách Email tối thiểu phải có các cột dữ liệu: Địa chỉ Email; Họ và Họ đệm; Tên (để cá nhân hóa email) và được lưu ở dạng file CSV với định dạng 03 cột lần lượt là: EMAIL | HVHM | TN;
  (Xem hướng dẫn mục 3.2 để biết cách tạo danh sách Nhóm Email chuẩn file CSV để nhập dễ dàng vào NinjaMailPro)
• Danh sách chứa email sống (Xem hướng dẫn 3.1 để lọc mail chết ra khỏi danh sách);
• Chia danh sách người nhận mail theo nhóm dựa vào các tiêu chí phân đoạn phù hợp như: Trình độ, lứa tuổi, sở thích, nghề nghiệp, lĩnh vực…để chiến dịch email marketing đánh đúng trọng tâm khách hàng.
  (Xem hướng dẫn 2.1 để biết cách tạo và phân nhóm trong phần mềm NinjaMailPro)
• Mỗi Nhóm Email chỉ nên chứa từ 300 đến 2000 địa chỉ email để dễ quản lý, giám sát và dễ tránh bị đưa vào SPAM.
• Chú ý: Sau một thời gian làm việc, Bạn hãy lọc những người đăng ký quá lâu nhưng không còn hoạt động trong danh sách của bạn. Bạn có thể tăng chất lượng gửi đi bằng cách tập trung vào những người đăng ký đang hoạt động.

2. Địa chỉ mail của người gửi

• Bạn không nên dùng các địa chỉ email miễn phí (mail công cộng) như @gmail.com hay @yahoo.com... Hoặc các email thuộc các dạng sau sẽ giúp cải thiện tỷ lệ inbox hơn như: info@yourdomain.com, marketing@yourdomain.com, bonus@yourdomain.com, free@yourdomain.com…
• Nên dùng địa chỉ email gắn với tên thật của bạn và tên miền của công ty, ví dụ: thuhuyen@ninjamailpro.com;
• Hãy sử dụng địa chỉ mail của người gửi nhất quán trong các chiến dịch để có thể xây dựng danh tiếng của bạn với người đăng ký (Người nhận mail).

3. Phần tên của Người gửi mail

      + Nên đặt theo cú pháp sau: Họ và tên Bạn, sản phẩm/dịch vụ hoặc website của công ty bạn (Không được viết toàn chữ hoa);
      + Ví dụ: Hoàng Thu Huyền, NinjaMailPro.com

4. Tiêu đề mail

• Tiêu đề mail cần phải kích thích người nhận mở mail và phải gắn liền với nội dung trong mail. Tiêu đề mail nên có độ dài từ 15 đến 20 từ. Không để tiêu đề mail ngắn quá khiến bộ lọc mail đưa vào spam, cũng không để dài quá vì trong hộp inbox, người nhận mail sẽ không đọc được hết và dẫn đến nó không đủ hấp dẫn để Họ mở mail.
• Không được viết toàn chữ in hoa, chỉ nên viết hoa chữ cái đầu tiên của dòng tiêu đề hoặc chỉ viết in hoa các ký tự đầu của các từ trong tiêu đề mail.
        + Ví dụ: Tránh viết: MỞ BÁN BLOCK CUỐI CÙNG - CĂN HỘ CAO CẤP 3 MẶT GIÁP SÔNG
        + Nên viết lại là: Chính thức mở bán những căn hộ cao cấp 3 mặt giáp sông cực đẳng cấp cuối cùng trong năm
• Tránh đưa các từ nhậy cảm vào dòng tiêu đề như: giảm giá, khuyến mại, ưu đãi…
• Không đưa các dấu đặc biệt vào dòng tiêu đề như: ! # @ $ % ^ & vân vân;
• Không dùng cả câu ở phần tiêu đề và nội dung giống nhau, vì cách làm này rất có thể sẽ bị bộ lọc đánh giá là thư rác. (ví dụ bạn đặt tiêu đề là “gửi test” và nội dung email cũng là “gửi test”).

5. Thành phần Header của mail

• Thành phần này nên là một bức ảnh dung lượng từ 250kb đến 350kb là lý tưởng nhất (Không đưa ảnh kích thước quá lớn vào vì nó khiến các máy chủ mail tải mail lên khó khăn);
• Kích thước bức ảnh phần header nên là 680px X 150px hoặc 680px X 200px;
• Bức ảnh header này phải đảm bảo tỷ lệ hình ảnh chiếm tầm trên 85%, phần còn lại là văn bản (Văn bản càng ít càng tốt);
• Phần header của mail nên thiết kế đẹp, thẩm mỹ, nhìn vào là biết mail nói về vấn đề gì...

6. Nội dung mail (phần thân body mail)

• Lời chào phải thể hiện được tính cá nhân hóa email. Ví dụ: Chào Bạn Hùng!; Không nên để chung chung như Chào Bạn!...
• Nội dung mail phải xúc tích, cô động, logic, thể hiện được những giá trị mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của Bạn. Nội dung quá ngắn hoặc quá dài sẽ rất dễ bị vào SPAM. Phần nội dung mail có chiều dài lý tưởng từ 2/3 đến 1 trang A4;
• Nội dung cần phù hợp với tiêu đề mail và phù hợp với đối tượng khách hàng mà chiến dịch email marketing của bạn hướng tới.
• Nếu bạn gửi email với định dạng HTML: hạn chế dùng font chữ quá lớn và chỉ bôi đậm những từ khóa quan trọng, dung lượng email không nên vượt 500Kb;
• Đừng viết những dòng toàn chữ IN HOA
        + Thay vì “PHẦN MỀM EMAIL MARKETIG DÀNH CHO MỌI DOANH NGHIỆP - NINJAMAILPRO.COM”,
        + Hãy viết là “Phần mềm Email Marketing dành cho mọi doanh nghiệp - NinjaMailPro.com”;
• Không sử dụng quá nhiều dấu chấm than !!!!!!!!!!!!!!!!! Hoặc các dấu đặc biệt khác như # $ % vân vân;
• Không nên soạn các font chữ màu đỏ hoặc xanh sáng hay chèn quá nhiều màu sắc font chữ vào văn bản;
• Không nên chèn quá nhiều Link trong nội dung của email, Bạn chỉ cần chú ý một vài liên kết quan trọng (tới trang giới thiệu sản phẩm/dịch vụ bạn đang quảng cáo chẳng hạn). Khi chèn link trong mail cần chú ý:
        + Bộ lọc thư rác kiểm tra các URL mà bạn liên kết. Nếu bạn liên kết đến một tên miền có danh tiếng xấu, bạn sẽ bị đánh giá xấu. Ngoài ra, bạn nên tránh các liên kết với URL có chứa thư mục với 1-2 ký tự (ví dụ: domain.com/e/…/ hay domain.com/es/), bộ lọc sẽ coi đó là một điểm có ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng email.
        + Bạn có thể gặp những vấn đề nếu sử dụng đường link ngắn của các nhà cung cấp dịch vụ thứ ba như Bit/ly;
• Không chèn quá nhiều hình bởi vì các bộ lọc không xem được hình nên nó cho rằng bạn đang lừa nó. Mặt khác hình ảnh có kích thước lớn khiến quá trình tải email bị chậm và dễ dàng bị các bộ lọc mail đưa vào SPAM. Nên chỉ chèn vào hình ảnh đặc trưng cho sản phẩm dịch vụ của bạn với số lượng nên chỉ là 1, 2 ảnh với kích thước nhỏ nhất có thể (khoảng 100 - 350kb);
• Tránh sử dụng các từ khóa nhạy cảm của hệ thống lọc SPAM trong nội dung mail, một số từ nhạy cảm cần tránh khi gửi mail: Free!, 50% off!, Click Here, Call now!, Subscribe, Miễn phí, Giảm giá 50%, Chiết khấu, Tốt nhất, hiệu quả nhất, Mua ngay! Nhận ngay ! Cơ hội duy nhất trong đời! Click vào đây!, Nhấp vào đây !…
• Hạn chế copy nội dung mail từ Word sang phần mềm NinjaMailPro, do nội dung trong NinjaMailPro được thiết kế chủ yếu theo định dạng HTML, do vậy khi copy paste từ word sang nó sẽ không có định dạng HTML này. Nếu chót copy paste sang, bạn cần phải biết cách để chỉnh nội dung cho đúng định dạng HTML, hoặc cách tốt nhất, bạn nên soạn thảo nội dung mail trực tiếp trong phần mềm NinjaMailPro này;
• Đừng lừa người nhận email hay sử dụng quá nhiều tiểu xảo để lách bộ lọc email như: Thêm các ký tự để né bộ lọc từ, viết f.r.e.e thay vì free, hay Tự động thêm vào Re: hay Fwd: để tạo sự tự nhiên trên tiêu đề email, hoặc nội dung lừa đảo với tiêu đề là bạn trúng giải thưởng nhưng bên trong nội dung mail lại yêu cầu họ cần thực hiện thêm những điều kiện khác liên quan đến tài chính của họ…
• Nên gửi email với các tiêu đề và nội dung mail khác nhau (trong các chiến dịch khác nhau) từ đó bạn sẽ có cơ sở phân tích và đánh giá được chính xác tỷ lệ gửi thành công, phản hồi...từ đó rút ra bài học cho chính mình ở các chiến dịch sau nhằm mang lại kết quả khả thi hơn nữa.

7. Chân trang của email

• Chân trang email cần ngắn gọn và thường đưa ra thông tin liên lạc với doanh nghiệp của Bạn.
• Chân trang bắt buộc phải có Link để giúp người nhận mail hủy nhận mail ở những lần sau nếu họ không muốn nhận mail từ bạn. (Trong NinjaMailPro, khi người nhận mail đồng ý hủy nhận mail, thì địa chỉ mail của người này sẽ được đưa vào danh sách blacklist, và như vậy trong các chiến dịch email marketing sau, email sẽ tự động không gửi tới địa chỉ mail của người này nữa).
• Chân trang cũng nên có link cho phép người nhận mail chỉnh sửa thông tin của họ trong Nhóm Mail của Bạn.

Ví dụ về một mẫu chân trang email


Video hướng dẫn cách chèn Link Hủy đăng ký nhận mail
       {UPDATE_PROFILE_URL}: Mã Link dẫn tới khung hội thoại để người nhận mail cập nhật lại thông tin của họ. Thông tin này sẽ được lưu vào Nhóm Email mà chiến dịch email marketing gửi tới.
       {UNSUBSCRIBE_URL}: Mã link dẫn tới trang đăng ký hủy nhận email trong những chiến dịch email lần sau của Bạn.

8. Một số chú ý khác

• Không gửi mail đến nhiều người nhận trong cùng một công ty (Do tường lửa email của công ty cho rằng đó là một cuộc tấn công spam);
• Không nên gửi email chỉ toàn hình ảnh vì máy chủ mail sẽ đưa bạn ngay lập tức vào trường hợp spam;
• Tránh việc soạn nội dung từ Word, Excel, Power Point và sao chép thẳng vào email. Khi bạn dán (paste) nội dung trực tiếp từ các ứng dụng này, có thể sẽ có các ký tự bổ sung mà bạn không muốn tự động được thêm vào. Nếu muốn dán trực tiếp từ các phần mềm này vào nội dung mail, bạn copy nội dung từ các phần mềm đó, sau đó dán vào email trong phần mềm NinjaMailPro bằng cách kích chuột phải vào phần cần dán nội dung và chọn lựa chọn "Dán dưới dạng văn bản thuần túy". Cách làm này sẽ chỉ dán nội dung thuần túy mà không kèm theo các thẻ HTML, việc tiếp theo là bạn căn chỉnh theo ý bạn là xong;
• Không bao giờ đính kèm Javascript, form code hoặc video trong mẫu email của bạn. Bởi việc này làm cho mail cho bạn dễ bị đánh giá là spam hoặc gặp vấn đề về bảo mật và ảnh hưởng xấu đến tỉ lệ tương tác. Bạn có thể để ảnh chụp màn hình của toàn bộ video đó, khi người nhận nhấp chuột vào bất kỳ phần nào của hình ảnh, video sẽ được mở trong tab mới;
• Để đảm bảo việc gửi email vào inbox cao, trước khi yêu cầu phần mềm NinjaMailPro thực hiện chiến dịch bạn nên gửi thử tới các địa chỉ email khác nhau của bạn trước (…@gmail, …@yahoo,…), rồi check và sửa nội dung theo các lưu ý từ 1 đến 6 ở trên để email Bạn gửi đi chắc chắn vào INBOX.
• Đề nghị khách hàng thêm địa chỉ email của bạn vào danh sách của họ: đây là cách hiệu quả nhất để bạn dễ dàng gửi thư vào hộp thư inbox. Đây là bước thực hiện để tăng tỷ lệ gửi email vào INBOX.
• Căn cứ vào kết quả thống kê do NinjaMailPro cung cấp, Bạn cần theo dõi và điều chỉnh cách gửi email marketing sao cho phù hợp. Tăng tỷ lệ gửi email vào inbox là một quá trình đòi hỏi chúng ta phải tìm hiểu và cải tiến liên tục do đó kết quả từ các chiến dịch trước chính là nguồn thông tin quí giá để tinh chỉnh;
• Duy trì mật độ gửi thư hợp lý: nếu quá lâu 2-3 tháng mới gửi một lần chắc chắn khách hàng sẽ quên và xoá thư của bạn. Nhưng nếu ngày nào Bạn cũng gửi với thì cũng sẽ gây ra sự khó chịu và họ cũng không mở email xem đồng thời đánh dấu bạn là SPAM.

      + Hãy thực hiện và tuân thủ đúng các yêu cầu trên chắc chắn tỷ lệ mail vào INBOX do các chiến dịch email marketing của Bạn thực hiện sẽ luôn đạt kết quả tốt.
      + Mọi thắc mắc, bạn vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0945.062.863 hoặc email Support@NinjaMailPro.com/NinjaMailProAgent@gmail.com để được giải đáp.
      Chúc Bạn thành công!